MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Y

AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL PARA USO DE LA PLATAFORMA 1DOC3

I. PROPÓSITO.

El presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad Integral para uso de la Plataforma 1DOC3, en lo sucesivo y de forma indistinta “Aviso de Privacidad” o “Políticas de Privacidad”, se expide en cumplimiento de las normas de protección de datos personales que señalan en el ANEXO 1 de la presente, y busca garantizar que "1DOC3", en condición de responsable del manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando asimismo los derechos de los titulares de los datos y el derecho a la autodeterminación informativa.

II. DEFINICIONES.

1. 1DOC3: Se refiere al grupo de empresas que en su conjunto administran la PLATAFORMA 1DOC3 y que prestan sus servicios a través de la misma. Este grupo incluye a las sociedades colombianas 1DOC3 SAS, IME1DOC3 IPS SAS, a la sociedad mexicana 1DOC3, S.A.P.I. DE C.V., y a la sociedad peruana 1DOC3 SAS.
2. Aviso de privacidad: El presente documento, generado por el responsable que se pone a disposición del titular en forma electrónica previo al tratamiento de sus datos personales.
3. Datos personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable. Se considera que una persona es identificable cuando su identidad pueda determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.
4. Datos personales sensibles: Son aquellos que se refieran a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste.
5. Derechos ARCO: Es el derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de datos personales.
6. Responsable: Es una persona física o moral de carácter privado que decide sobre el tratamiento de datos personales.
7. Tercero Cubierto: Son personas físicas o mascotas que podrán beneficiarse de los servicios de “1DOC3” prestados a través de la “PLATAFORMA 1DOC3”, desde la cuenta del “USUARIO”.
8. Titular: Es la persona física a quien corresponden los datos personales, es decir, el dueño de los datos.
9. Encargado: Es la persona física o moral que sola o conjuntamente con otras, trate datos personales por cuenta del responsable, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con el mismo y lo delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
10. Expediente clínico (en México) o historia clínica (en Colombia y Perú): Conjunto único de información y datos personales de un paciente, que se integra para la atención médica, el cual, consta de documentos escritos, gráficos, imagenológicos, electrónicos, magnéticos, electromagnéticos, ópticos, magneto-ópticos y de cualquier otra índole, en los cuales, el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervención en la atención médica del paciente, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables.
11. Tratamiento: Consiste en todo manejo que se les dé a los datos personales por cualquier medio, pudiendo ser: la obtención, el uso, que abarca cualquier acción, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición de datos personales, la divulgación y el almacenamiento.
12. Plataforma 1DOC3: Es un sitio web o aplicación de software que puede ser instalado en dispositivos móviles, teléfonos inteligentes o cualquier dispositivo electrónico que permite la interacción entre los usuarios registrados y una red de “PROFESIONALES DE LA SALUD” certificados por “1DOC3”, donde los “PROFESIONALES DE LA SALUD” ayudan a los usuarios registrados respondiendo sus inquietudes de salud, de forma online las 24 horas del día. Lo anterior, tomando en cuenta que en ningún momento dichas preguntas y respuesta serán consideradas o tomadas en cuenta como Consultas Médicas o Diagnóstico.
13. Profesionales de la Salud: Son profesionales de cualquier área de la salud, que cuentan con titulación validada por la autoridad competente del país que emitió la titulación profesional y que a su vez cuentan con capacitaciones por parte de “1DOC3”.
14. Usuario: Es cualquier persona física, mayor de edad, que haga uso de la “PLATAFORMA 1DOC3”.
15. Usuario Beneficiario: Es cualquier persona física, mayor de edad, que haga uso de la “PLATAFORMA 1DOC3” en virtud de haber sido designado por un “USUARIO” cuyo plan de contratación incluye la extensión del servicio a usuarios adicionales.

III. RESPONSABLE.

“1DOC3” constituye un grupo empresarial, en el que se incluyen la sociedad colombiana 1DOC3 SAS, IME1DOC3 IPS SAS, a la sociedad mexicana 1DOC3, S.A.P.I. DE C.V., y a la sociedad peruana 1DOC3 SAC. Cuando en esta Política de Privacidad o Aviso de Privacidad se utiliza la denominación “1DOC3,” “nosotros,” “nos” o “nuestros” se refiere a la entidad de “1DOC3” que corresponda según la residencia del usuario conforme la tabla más adelante.

A efectos de determinar qué entidad del grupo “1DOC3” resulta la responsable de sus datos personales, se deberá atender al lugar de residencia del Usuario, en los siguientes términos:

IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. Principio de legalidad o licitud: “1DOC3” se compromete a que el tratamiento de datos personales sea con apego y acorde a la legislación aplicable y el derecho internacional. Siendo aplicable la normativa que se indica en el ANEXO 1 dependiendo del lugar de residencia del Usuario Titular, lugar desde el que accede a la “PLATAFORMA DE 1DOC3”.

2. Principio de finalidad: Los datos personales sólo podrán ser tratados para el cumplimiento de la finalidad o finalidades expresamente establecidas en el aviso de privacidad. Asimismo, el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y lícita de acuerdo con la legislación aplicable.

3. Principio de libertad o consentimiento: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado de su titular. “1DOC3” deberá de tener siempre el consentimiento para el tratamiento de los datos personales del Usuario. El consentimiento deberá de ser libre, específico e informado. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, pertinente, correcta, comprobable y comprensible, según se requiera para el cumplimiento de la finalidad que se pactó en el presente aviso de privacidad. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, salvo que el titular así lo autorice. Asimismo, los datos deben conservarse de forma tal que se garantice su seguridad y solo por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento.

5. Principio de transparencia o información: “1DOC3” deberá dar a conocer al titular la información relativa a la existencia y características principales del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales. Se garantiza al titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información respecto de sus datos personales que reposen en las bases de datos de “1DOC3”.

6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales que no tengan carácter público sólo podrán estar disponibles en internet u otros medios de comunicación masiva cuando el acceso a ellos sea técnicamente controlable por “1DOC3” y sólo podrán ser accedidos de manera restringida por el titular, por quien este autorice y/o por las personas previstas en la Ley.

7. Principio de seguridad y de nivel de protección adecuado: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas, organizativas, administrativas y legales que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las medidas de seguridad deben ser apropiadas y acordes con el tratamiento que se vaya a efectuar y con la categoría de datos personales de que se trate. En particular, para el flujo transfronterizo de datos personales, se debe garantizar un nivel suficiente de protección para los datos personales que se vayan a tratar o, por lo menos, equiparable a lo previsto por la legislación doméstica aplicable a los datos personales o por los estándares internacionales en la materia.

8. Principio de confidencialidad y lealtad: Establece la obligación de tratar los datos personales privilegiando la protección de los intereses del titular y la expectativa razonable de privacidad. Asimismo, todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

9. Principio de proporcionalidad: Podrán ser objeto de tratamiento los datos personales que resulten necesarios, adecuados y relevantes en relación con las finalidades para las que se hayan obtenido.

10: Principio de responsabilidad: “1DOC3” tiene la responsabilidad de velar y responder por el tratamiento de los datos personales que se encuentren bajo su custodia o posesión.

11: Principio de disposición de recurso: Todo titular de datos personales debe contar con las vías administrativas o jurisdiccionales necesarias para reclamar y hacer valer sus derechos, cuando estos sean vulnerados por el tratamiento de sus datos personales.

V. DATOS PERSONALES QUE RECABAMOS.

1. Información necesaria para crear una cuenta de usuario en la “PLATAFORMA 1DOC3”:
   1. Si usted comparte sus datos a través de llenado de formularios de contacto proveniente de campañas publicitarias en las plataformas como Facebook, Google, Linkedin, rdstation, Salesforce y/o cualquier otra utilizada por “1DOC3”, los datos personales que podremos recabar son: Nombre completo, correo electrónico, teléfono celular o fijo, país de residencia, nombre de la empresa y/u organización para la que labora, cargo que desempaña en la empresa u organización y página web de la empresa u organización para la que labora.
   2. Si usted llena el formulario de contacto a través de un dispositivo inteligente, además de la información señalada en el inciso inmediato anterior, recopilaremos información sobre el dispositivo que se utilice como, el modelo de hardware, la dirección IP, el sistema operativo y la versión del mismo, software, nombres y versiones de archivos, idiomas preferidos, identificadores de dispositivos, identificadores de publicidad, números de serie, información del movimiento del dispositivo e información sobre la red móvil.
2. Información que usted elige proporcionar dentro de la "PLATAFORMA 1DOC3":

   Para recibir una atención adecuada, usted puede proporcionar a “1DOC3” y a sus

   “PROFESIONALES DE LA SALUD”, información adicional propia o de sus “TERCEROS CUBIERTOS”, que puede incluir lo siguiente: fecha de nacimiento, tipo de identificación que se utilizará para su registro, número de identificación, género al que pertenece, edad, sexo, ocupación, estado civil, grupo étnico, si es parte de alguna población especial, domicilio, teléfono, contacto de emergencia, aseguradora, antecedentes personales, antecedentes familiares, medicamentos que consume, si existen alergias y cuáles, su estructura académica, historia psicosexual, historia ocupacional, síntomas y padecimientos, así como cualquier otra información relativa a la salud que resulte relevante para la consulta que realice. Estos datos adicionales, constituyen datos personales sensibles.

   Asimismo, podremos realizar encuestas a solicitud de las áreas de Recursos Humanos de las empresas, respecto a la salud ocupacional y sobre factores de riesgo psicosocial en el trabajo. En dichas encuestas se podrá solicitar información sobre su puesto de trabajo, actividades laborales, horario laboral, ambiente laboral, satisfacción con su trabajo, preguntas relativas a sus niveles de estrés y ansiedad, ciclos de sueño, experiencias de acoso laboral, entre otras relacionadas con los factores de riesgo psicosocial en el trabajo. Estos datos también constituyen datos personales sensibles.

3. Información que almacenamos sobre su uso de la PLATAFORMA 1DOC3:

   Para brindarle una mejor atención, recabamos y almacenamos la información relativa al motivo de consulta, fecha y hora de la consulta, medio de atención, los resultados de su examen físico, diagnósticos de enfermedades, recomendaciones por parte de los “PROFESIONALES DE LA SALUD”, resultados de su examen mental y de su evaluación diagnóstica, sus resultados de la sesión, los objetivos de la siguiente, y sus órdenes de procedimientos, así como el nombre del “PROFESIONAL DE LA SALUD” que le dio la atención por medio de la PLATAFORMA 1DOC3 y cualquier otra información relativa a la consulta que pudiera ser relevante para brindar un óptimo seguimiento a su estado de salud o de sus “TERCEROS CUBIERTOS”.

VI. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.

“1DOC3” como grupo empresarial, trata los datos personales de sus clientes, aliados, empleados, funcionarios, contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello. No se considerará transmisión de datos la recolección, almacenamiento, administración, utilización, o en general, tratamiento en conjunto de datos personales que se realice entre las sociedades que conforman el grupo de “1DOC3”.

Asimismo, “1DOC3” comparte los datos con terceros ubicados en Colombia, México, Perú y en exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o transmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables.

“1DOC3” tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y por autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.

En todo momento los titulares podrán de manera gratuita conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal.

En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales y datos personales sensibles por parte de “1DOC3” se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

VII. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

“1DOC3” ha implementado y mantiene las medidas de seguridad, técnicas, administrativas y físicas, necesarias para proteger sus datos personales y evitar el daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado.

VIII. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas primarias:

1. Atenciones en promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la salud humana:

1. La prestación del servicio de atención médica a los “USUARIOS” y sus “TERCEROS CUBIERTOS”.
2. Respuestas a las preguntas en temas de salud realizadas por los “USUARIOS” y sus “TERCEROS CUBIERTOS”.
3. Recomendaciones generales de salud a los “USUARIOS” y sus “TERCEROS CUBIERTOS”.
4. Recomendación y generación de órdenes de estudios laboratoriales para mayor precisión en el diagnóstico.
5. Prescripción de tratamientos farmacológicos a los “USUARIOS” y sus “TERCEROS CUBIERTOS”, en los casos que corresponda.
6. Elaboración de procesos de seguimiento y evaluación sobre la prestación del servicio a través de encuestas.
7. Envío de información y contenido de interés específico.
8. Identificación de epidemias y generación de alertas sobre éstas a las autoridades nacionales e internacionales competentes.
9. Elaboración y transmisión de estudios sobre factores de riesgo psicosocial en el trabajo.
10. Elaboración de estudios sobre hábitos de consumo y enfermedades.
11. Elaboración de análisis estadísticos, demográficos y de mercado.
12. Desarrollo de estudios y publicaciones de carácter académico y periodístico relacionadas con la información recolectada por “1DOC3”.
13. Ofrecimiento de servicios personalizados para cada usuario acorde con la información recolectada.
14. Desarrollo de actividades comerciales conjuntas con compañías o entidades vinculadas o aliadas.
15. Ofrecimiento de servicios personalizados para cada usuario acorde con la información recolectada.
16. Desarrollo de actividades comerciales conjuntas con compañías o entidades vinculadas o aliadas.

2. Mantener comunicación periódica y efectiva con los usuarios de nuestra plataforma, clientes, afiliados, empleados, funcionarios, proveedores, y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados para efectuar el tratamiento de sus datos personales, por medio de:

1. Ofrecimiento y promoción, por cualquier medio, de servicios de “1DOC3”, decompañías vinculadas.
2. Envío de invitaciones para participar en proyectos, estudios y/o eventos organizadospor “1DOC3”, empresas vinculadas, relacionados con los servicios prestados a través de la plataforma.
3. Suministro de información a terceros acerca los casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Suministro de información y generación de alerta a las autoridades acerca de los casos devulneración de derechos de la niñez, población adolescente y joven, cuando así corresponda.

3. Lograr una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por “1DOC3” a través de:

1. Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentadospor los usuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por “1DOC3”.
2. Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.
3. La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento enservidores ubicados dentro y/o fuera de los países señalados en el ANEXO 1.
4. La ejecución de actividades relacionadas con el vínculo laboral con sus empleados.
5. Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre lostitulares de los datos personales y la compañía.

Por otra parte, cuando sus datos personales sean recabados, utilizados, almacenados y/o transferidos por “1DOC3” a través de plataformas publicitarias y/o formularios de contacto, el tratamiento de sus datos personales atenderá a las siguientes finalidades primarias:

1. En el caso de los datos a través de llenado de formulario de contacto:
   1. Para que sea contactado por un ejecutivo, agente o empleado de ventas de “1DOC3”;
   2. Para obtener información sobre servicios, productos y/o promociones ofrecidas por “1DOC3”;
   3. Para brindarle comunicación con el departamento comercial y de alianzas de “1DOC3”.
2. En el caso de información de su dispositivo:
   1. Para mejorar nuestras aplicaciones y análisis.
   2. Para fines de personalización y preferencias.
3. Le informamos que “1DOC3” puede utilizar los datos estadísticos que se genere de las campañas publicitarias realizadas con fines de investigación académica, carácter periodístico y para monitorear el uso y contenido. No se incluirán datos personales identificables en estos datos estadísticos.

Para las finalidades señaladas en este aviso de privacidad, recabamos sus datos personales de distintas formas: cuando usted nos lo proporciona a través del llenado de formulario de contacto a través de campañas publicitarias de las plataformas Facebook, Google, Linkedin, rdstation, Salesforce, y/o cualquier otra utilizada por “1DOC3”, cuando son proporcionados a través de formularios directos de nuestra “PLATAFORMA 1DOC3” o a través de nuestras Redes Sociales, así como, cuando obtenemos información a través de fuentes de acceso público, tales como directorios telefónicos, y/o a través de otras fuentes permitidas por la normativa aplicable.

De manera adicional, utilizaremos su información personal para las siguientes finalidades secundarias que no son necesarias para el servicio solicitado, pero que nos permiten y facilitan brindarle una mejor atención:

1. Evaluar la calidad del servicio que le brindamos y realizar encuestas relacionadas con éste.
2. Hacerlo partícipe en programas de lealtad, brindarle promociones, registrarlo en concursos y eventos, y realizar la entrega de premios.

En caso de que no desee que sus datos personales se utilicen para estos fines secundarios, indíquelo por el medio de contacto señalado en el presente Aviso de Privacidad.

IX. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

“1DOC3” conoce la importancia que tiene la protección y privacidad de los datos personales y datos personales sensibles de los menores de edad, por lo que “1DOC3”, en cumplimiento de la normativa señalada en el ANEXO 1 del presente, no obtiene, usa, divulga o almacena información relacionada con menores de edad, sin previa autorización del padre o tutor, salvo casos excepcionales en los que se brinde atención médica al menor sin dicha autorización por estar en grave peligro su vida o integridad física o mental.

Para tal efecto, “1DOC3”, sus empleados, funcionarios y encargados tendrán en cuenta que el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe responder al interés superior de ellos y que debe asegurarse el respeto de sus derechos fundamentales como lo es la promoción, protección y recuperación de la salud los derechos sexuales y reproductivos.

Cuando la autorización del tratamiento de los datos sea otorgada por intermedio de un representante, el representante garantizará el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado previamente al otorgamiento de la autorización y valorará la opinión del menor teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Los responsables y encargados del tratamiento de datos personales de menores de edad velarán por el uso adecuado de los datos y aplicarán los principios y obligaciones consagrados en la normativa aplicable señalada en el ANEXO 1.

X. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, acceder en forma gratuita, actualizar y rectificar sus datos personales ydatos personales sensibles frente al responsable o los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvocuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el responsable o por el encargado del tratamiento, previasolicitud, respecto del uso que le ha sido dado a sus datos personales.
4. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del tratamiento del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Conforme a la normativa aplicable señalada en el ANEXO 1, las solicitudes de supresión de la información, la revocatoria de la autorización de tratamiento, cancelación u oposición al tratamiento de datos personales, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en dichas bases de datos, o cuando 1DOC3 está obligado legalmente a conservar dicha información por un tiempo determinado.

Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos conforme a los procedimientos que les correspondan según su país de residencia, desde el cual acceden a la “PLATAFORMA 1DOC3”, según se señala en el ANEXO 2.

XI. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

“1DOC3” solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento “1DOC3”, o el encargado del tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

XII. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Le informamos que “1DOC3” no transfiere los datos personales que posea del Titular a favor de terceros sin su consentimiento previo.

“1DOC3” cuenta con diversos “ALIADOS”, los “ALIADOS” son empresas que ofrecen servicios complementarios a los que ofrece “1DOC3”. Los “ALIADOS” tienen contratos con “1DOC3” mediante los cuales se comprometen a otorgar diversos beneficios a los Usuarios de “1DOC3” que así lo autoricen, los beneficios pueden consistir en productos o servicios, exclusivos, gratuitos o con descuentos. Para gozar de dichos beneficios, los Usuarios deberán aceptar la transferencia de datos personales y datos personales sensibles, según se requiera, al “ALIADO” en particular del que el Usuario desee adquirir un producto o servicio.

Los “ALIADOS” de “1DOC3” tendrán la obligación de adherirse al presente Aviso de Privacidad y dar el tratamiento de confidencial a los datos personales y datos personales sensibles que se les transfieran. Asimismo, los “ALIADOS” de “1DOC3” se obligan a implementar mecanismos de seguridad en la información para evitar la pérdida o vulneración de los datos.

No obstante, lo anterior y, en caso de que se presenten vulneraciones de seguridad ocurridas en cualquier fase del tratamiento, que afecten de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los Titulares, éstos serán informados por correo electrónico de forma inmediata, a fin de que estos últimos puedan tomar las medidas correspondientes a la defensa de sus derechos, deslindando de cualquier responsabilidad a “1DOC3”, si la vulneración no es imputable a ésta.

XIII. ENLACES A SITIOS WEB DE TERCEROS

Nuestra plataforma web puede contener, para su conveniencia, enlaces a otros sitios web que no pertenecen a “1DOC3”. “1DOC3” desconoce acerca de las Políticas de Privacidad y Avisos de Privacidad de dichos sitios web, por lo que no garantiza ni se hace responsable por el contenido en dichos enlaces ni el tratamiento de datos personales que se lleven a cabo en los mismos. Lo exhortamos a que lea cuidadosamente la Política y Avisos de Privacidad de cada uno de los sitios que pudieran estar vinculados desde nuestros sitios web.

XIV. USO DE COOKIES Y WEB BEACONS

“1DOC3” utilizará “cookies” y “web beacons” junto con la PLATAFORMA 1DOC3 para obtener información de personalización y estadística. Asimismo, podremos permitir que nuestros socios comerciales instalen cookies en su dispositivo. Las “cookies” son archivos de datos que se almacenan en el disco duro del equipo de cómputo o de su dispositivo electrónico al navegar en un sitio de internet específico, el cual permite intercambiar información de estado entre dicho sitio y el navegador del usuario. Las “web beacons” son una imagen visible u oculta insertada dentro de un sitio web o correo electrónico, que se utiliza para monitorear el comportamiento del usuario en estos medios.

“1DOC3” obtendrá a través del uso de las plataformas para campañas publicitarias y de prospección comercial utilizadas por “1DOC3”, donde usted comparta sus datos por medio de los cookies o “web beacons” información técnica como; (i) su dirección de protocolo de internet “Dirección IP”; (ii) su sistema operativo; (iii) datos geográficos y/o de ubicación; (iv) su tipo de navegador; (v) identificación de sesión y autentificación; (vi) preferencias del usuario; (vii) la dirección de un sitio web de referencia; (viii) la ruta que usted sigue durante su recorrido por nuestros sitios web; (ix) en el caso del uso del correo electrónico la asociación de los datos anteriores con el destinatario.

El Titular puede configurar su navegador para que no acepte automáticamente “cookies” y “web beacons”. Sin embargo, debe tener en cuenta que sin las “cookies” es posible que determinadas partes de la Plataformas no funcionen o no lo hagan como está previsto.

“1DOC3” utiliza las “cookies” y “web beacons” para las siguientes finalidades:

1. Permitir, agilizar y racionalizar el funcionamiento de la “PLATAFORMA 1DOC3” en diferentes páginas web, dispositivos y sesiones de navegación;
2. Simplificar el acceso a la “PLATAFORMA 1DOC3” y su utilización por parte de usted para hacerlos más sencillos;
3. Vigilar y analizar el rendimiento, el funcionamiento y la efectividad de la “PLATAFORMA 1DOC3” , de modo que podamos mejorarla y optimizarla;
4. Mostrarle el contenido que sea más relevante para usted (lo que podrá incluir anuncios);
5. Para la detección y prevención del fraude;
6. Medir el rendimiento de los anuncios;
7. Selección de anuncios básicos;
8. Seleccionar anuncios personalizados;
9. Crear un perfil publicitario personalizado;
10. Reconocer y contar el número de visitantes y ver cómo los visitantes se mueven por el sitio cuando lo están utilizando.

Le informamos que nuestra Política de Privacidad regulará el tratamiento que llevemos a cabo de los datos que obtengamos a través de las “cookies”, pero no regulará ni responderá por el uso de “cookies” de terceros.

Para lo anterior, “1DOC3” le informa que en todo momento pueden deshabilitar el uso de estos mecanismos, de acuerdo a las instrucciones que cada empresa propietaria de los browsers (navegador o visor de Internet) tiene implementado para activar y desactivar las citadas “Cookies”.

XV. AUTORIZACIÓN

“1DOC3” recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante documento escrito, a través de su sitio web y/o su aplicación móvil. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, verbal o por conductas inequívocas.

El contenido de la autorización es el siguiente:

“1DOC3” recolectará datos personales privados y sensibles del titular, tales como su nombre, fecha de nacimiento, género al que pertenece y demás datos que el propio titular desee suministrar. Respecto de los datos sensibles, el titular no está obligado a suministrarlos para dar una orientación médica, sin embargo sí son requeridos para dar atención médica e integrar un expediente clínico o su equivalente. Por lo tanto, si el Titular decide no compartir datos personales sensibles, el servicio prestado por “1DOC3” podrá verse limitado.

El titular manifiesta haber leído el presente Manual de Políticas para la Protección y Tratamiento de Datos personales. En consecuencia, reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento.

Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través del sitio web o la aplicación, su consentimiento expreso se dará en el momento en que creen su perfil de usuario y acepten el contrato de Términos y Condiciones y la Política de Privacidad. Este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.

XVI. ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN AL AVISO DE PRIVACIDAD

“1DOC3” modificará o actualizará el presente Aviso de Privacidad o el que haya puesto a su disposición en cualquier momento, según sea necesario o conveniente, para cumplir con cambios a la legislación o cumplir con políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios.

Cualquier cambio en este aviso de privacidad en el futuro se publicará en la “Plataforma 1DOC3” o a través de las plataformas utilizadas por “1DOC3” para publicidad y, cuando corresponda, se le enviará mediante notificación por correo electrónico proporcionado por el Titular.

XVII. MEDIO DE CONTACTO

Para cualquier duda o aclaración respecto al Aviso de Privacidad favor de comunicarse a nuestro departamento de datos personales por medio de correo electrónico a la dirección que corresponda según su residencia:

XVIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y AVISO DE PRIVACIDAD.

La presente política de privacidad entra en vigor a partir del 11 de octubre de 2022.

ANEXO 1

ANEXO 2

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES PARA COLOMBIA

Los Titulares de datos personales que deseen hacer una solicitud o reclamo, deberán realizarlas a través del formulario siguiente FORMULARIO DE SOLICITUDES Y RECLAMACIONES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. Procedimiento para solicitudes y consultas: 1DOC3 S.A.S., debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Solo en el caso en que la solicitud consista en acceso o una copia de la historia clínica, 1DOC3 S.A.S. deberá remitir una respuesta en veinticuatro (24) horas.

2. Procedimiento en caso de reclamos: El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a 1DOC3 S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales, al correo electrónico habeasdata@1doc3.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a 1DOC3 S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y el Procedimiento indicado en esta Política.

Al respecto, el Titular reconoce que las solicitudes de supresión de la información, la revocatoria de la autorización de tratamiento, cancelación u oposición al tratamiento de datos personales, no procederán cuando 1DOC3 está obligado legalmente a conservar dicha información por un tiempo determinado, como lo es el caso de la historia clínica y su contenido.

Si vencido el término legal respectivo, 1DOC3 S.A.S., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, de acuerdo con los artículo 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES PARA MÉXICO

1. EJERCICIO DE LOS “DERECHOS ARCO”

Si desea acceder al contenido de sus datos personales, rectificarlos, cancelarlos u oponerse puede hacerlo de nuestro conocimiento a través del formulario siguiente: FORMULARIO DE SOLICITUDES Y RECLAMACIONES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

• Nombre del titular;
• Domicilio de titular o dirección de correo electrónico para comunicar respuesta a la solicitud;
• Documentos que acrediten identidad o personalidad para presentar la solicitud;
• Descripción detallada de datos personales sobre los que se pretende ejercer algún derecho ARCO;
• Cualquier otro elemento que permita la localización de los datos personales y atención a la solicitud.

La respuesta a su solicitud se llevará a cabo dentro de los 20 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que la misma haya sido recibida. “1DOC3” podrá ampliar este plazo hasta por 20 días hábiles más, cuando el caso lo amerite, previa notificación de esto a usted. La resolución adoptada por “1DOC3” será comunicada a usted a través del medio que nos haya proporcionado en su solicitud de ejercicio de derechos ARCO, y en el supuesto que “1DOC3” no cuente con sus Datos Personales, se lo informaremos por los medios a través de los cuáles realizó la solicitud.

2. REVOCACIÓN DE CONSENTIMIENTO

Si usted desea revocar el consentimiento que nos otorgó sobre el uso de sus datos personales, deberá presentar una solicitud a través del formulario siguiente: FORMULARIO DE SOLICITUDES Y RECLAMACIONES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. a fin de que dejemos de hacer uso de ellos, indicando:

• Nombre del titular;
• Domicilio de titular o dirección de correo electrónico para comunicar respuesta a la solicitud;
• Descripción de los datos personales sobre los que solicita su revocación;
• Documentos que acrediten identidad o personalidad para presentar la solicitud;
• Cualquier otro elemento que permita la localización de los datos personales y atención a la solicitud.

La respuesta a su solicitud se llevará a cabo dentro de los 20 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que la misma haya sido recibida. La resolución adoptada por “1DOC3” será comunicada a usted a través del medio que nos haya proporcionado en su solicitud y en el supuesto que “1DOC3” no cuente con sus Datos Personales, se lo informaremos por los medios a través de los cuáles realizó la solicitud.

Es importante que tenga en cuenta que no en todos los casos podremos atender su solicitud o concluir el uso de forma inmediata, ya que es posible que por alguna obligación jurídica requiramos seguir tratando sus datos personales. Así mismo, debe considerar que, para ciertos fines, la revocación de su consentimiento implicará que no le podamos seguir prestando el servicio que nos solicitó.

3. LIMITACIÓN DEL USO Y DIVULGACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Con la finalidad de que sus datos personales no sean utilizados para recibir publicidad, promociones de empresas de bienes o servicios, usted puede limitar el uso y divulgación de su información personal solicitando su inscripción en el (REPEP) Registro Público para Evitar Publicidad a cargo de la Procuraduría Federal del Consumidor. Para mayor información sobre este registro, usted puede consultar el portal de internet de la PROFECO.

Respecto a los derechos ARCO, el Titular reconoce que las solicitudes de supresión de la información, la revocatoria de la autorización de tratamiento, cancelación u oposición al tratamiento de datos personales, no procederán cuando 1DOC3 está obligado legalmente a conservar dicha información por un tiempo determinado, como lo es el caso de la historia clínica y su contenido.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES PARA PERÚ

Los Titulares de datos personales que deseen hacer una solicitud o reclamo, deberán realizarlas a través del formulario siguiente FORMULARIO DE SOLICITUDES Y RECLAMACIONES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. LEGITIMIDAD PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Los derechos de información, acceso,actualización, inclusión, rectificación, cancelación y oposición, sólo pueden ser ejercidos por el titular de datos personales, sin perjuicio de las normas que regulan su representación.

2. EJERCICIO DE LOS DERECHOS

El titular de datos personales podrá ejercer sus derechos mediante el formulario mencionado anteriormente, en el cual deberá acreditar su identidad con el original de su Documento Nacional de Identidad o documento equivalente al momento de presentar la solicitud y adjuntar una copia de dicho documento.

En la solicitud de ejercicio de derechos se deberá indicar la siguiente información:

1. Nombres y apellidos del Titular de Datos Personales y documento de identidad. En caso de representación, la solicitud debe indicar el nombre y Documento Nacional de Identidad o documento equivalente del representante del Titular de Datos Personales – a la que adjuntará una copia del mismo – una copia del Documento Nacional de Identidad odocumento equivalente de su representado y el documento en el que conste el poder del representante con facultades expresas para el ejercicio del derecho respectivo (Carta Poder con firma legalizada).
2. Dirección electrónica, para efectos de las notificaciones.
3. Petición concreta que da lugar a la solicitud. Debe indicarse el derecho que ejerceel Titular de datos Personales.
4. Si se tratase de una solicitud de rectificación (actualización o inclusión) de
datos personales, el solicitante debe indicar a qué datos personales se refiere, además, de las modificaciones que deban realizarse a los mismos, adjuntando la documentación que sustenta su petición. La solicitud puede contener algún elemento o documento adicional que coadyuve a ubicar los datos personales solicitados, así como información sobre otros medios de contacto, como número telefónico, que facilite la tramitación de la solicitud de ejercicio de derechos.
5. Fecha y firma del solicitante.

3. RECEPCIÓN, SUBSANACIÓN DE LA SOLICITUD Y REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN ADICIONAL:

1. Todas las solicitudes presentadas serán recibidas por 1DOC3 SAC, dejando constancia de su recepción.
2. En caso que la solicitud no cumpla con los requisitos exigidos, en un plazo de cinco (5) días contados desde el día siguiente de la recepción de la solicitud, 1DOC3 SAC, formulará las observaciones por incumplimiento que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al Titular de datos Personales a subsanarlas dentro de un plazo máximo de cinco (5) días. Transcurrido el plazo sin que el Titular de datos Personales proceda a la subsanación, 1DOC3 SAC, tendrá por no presentada la solicitud.
3. En el caso que la información proporcionada por el Titular de datos Personales en la solicitud sea insuficiente o errónea de forma que no permita su atención, 1DOC3 SAC, requerirá dentro de los siete (7) días siguientes de recibida la solicitud, documentación adicional al Titular de datos Personales para poder atender su solicitud. En un plazo de diez (10) días de recibido el requerimiento, contado desde el día siguiente de la recepción del mismo, el Titular de Datos Personales acompañará la documentación adicional que estime pertinente para fundamentar su solicitud. En caso contrario, 1DOC3, SAC, tendrá por no presentada dicha solicitud.

4. PLAZOS DE RESPUESTA:

1. El plazo máximo de respuesta del titular del banco de datos personales o responsable del tratamiento ante el ejercicio del derecho de información será de ocho (08) días contados desde el día siguiente de la presentación de la solicitud correspondiente.
2. El plazo máximo para la respuesta de 1DOC3 SAC, ante el ejercicio del derecho de acceso será de veinte (20) días contados desde el día siguiente de la presentación de la solicitud por el titular de datos personales o de su subsanación. Si la solicitud fuera estimada y 1DOC3 SAC, no acompañase a su respuesta la información solicitada, el acceso será efectivo dentro de los diez (10) días siguientes a dicha respuesta.
3. En el caso del ejercicio de los derechos de rectificación, cancelación u oposición, u otros derechos, el plazo máximo de respuesta por parte de 1DOC3 SAC es de diez(10) días contados desde el día siguiente de la presentación de la solicitud correspondiente o de su subsanación.

Los plazos establecidos en los numerales b. y c. podrán ser ampliados una sola vez, y por un plazo igual, como máximo, siempre que las circunstancias lo justifiquen. La decisión y justificación de la ampliación del plazo es comunicada al Titular del Dato Personal dentro del plazo que se pretenda ampliar.

5. NEGACIÓN DE SOLICITUDES:

1DOC3 SAC, denegará la solicitud para el ejercicio de los derechos presentada por el Titular de Datos Personales, en caso se presente alguno de los siguientes supuestos:

1. Si el solicitante no es el Titular de Datos Personales, o el representante legal no se encuentra debidamente acreditado para ello.
2. Si en los Bancos de Datos Personales de 1DOC3 SAC, no se encuentran los datos personales del solicitante.
3. Si existe un impedimento legal, o una resolución judicial o administrativa que restrinja el ejercicio de los derechos al Titular de los mismos.
4. Cuando el Titular de Datos Personales ya ejerció alguno de sus derechos y pretende ejercerlo nuevamente sin haber transcurrido el plazo que 1DOC3 SAC, cuenta para resolver idóneamente su solicitud presentada.

El Titular reconoce que las solicitudes de supresión de la información, la revocatoria de la autorización de tratamiento, cancelación u oposición al tratamiento de datos personales, no procederán cuando 1DOC3 está obligado legalmente a conservar dicha información por un tiempo determinado, como lo es el caso de la historia clínica y su contenido.

Última actualización: 11 de octubre de 2022.